Většina živnostníků a řemeslníků si zapisuje termíny do kalendáře. Montáže, konzultace, opravy nebo služby u zákazníků. Kalendář je skvělý na plánování. Pokud z něj ale zároveň chcete mít přehled o zakázkách, klientech a výdělcích, samotný kalendář nestačí. Řešením je řízení zakázek z kalendáře: systém, který z termínů, které už zapisujete, vytvoří zakázky, evidenci klientů a přehledy.

V tomto článku vám ukážeme, co přesně znamená řízení zakázek z kalendáře, jaké výhody přináší, jaké možnosti máte a jak vybrat nástroj, který bude jednoduchý a bude odpovídat tomu, jak pracujete. Cílíme na živnostníky, řemeslníky a konzultanty, kteří chtějí mít pořádek bez složitého CRM a bez nekonečných tabulek.

Kalendář jako vstup

Místo toho, abyste zakázky zapisovali do samostatné aplikace (CRM, tabulka, fakturační program), zapisujete je tam, kde už plánujete: do kalendáře. Termín u zákazníka, konzultace, montáž nebo servis. Jeden zdroj pravdy.

Systém přidá strukturu

Nástroj pro řízení zakázek z kalendáře propojí váš kalendář (např. Google Calendar) s evidencí. Z každého termínu se stane zakázka, propojí se se zákazníkem (nový klient se vytvoří automaticky, pokud neexistuje) a postupně vznikne historie prací, přehled výdělků a databáze klientů. Nemusíte nic přepisovat do druhého systému.

Výsledek

Máte pořádek v zakázkách a klientech, vidíte přehled příjmů a můžete vystavovat faktury v kontextu zakázky. Vše vychází z kalendáře, který už používáte. Bez CRM, bez Excelu, bez chaosu.

Žádné dvojité zápisy

Zakázku zapíšete jednou v kalendáři. Systém z ní vytvoří záznam zakázky, propojí ho se zákazníkem a v přehledech se objeví částka a historie. Nemusíte stejné údaje přepisovat do fakturačky, CRM nebo tabulky. Šetříte čas a snižujete riziko chyb.

Přirozený způsob práce

Neměníte návyky. Dál plánujete v kalendáři, jen k němu získáte „paměť“ a přehledy. Pro lidi zvyklé na kalendář je to mnohem přirozenější než přechod do složitého CRM nebo do Excelu.

Přehled na jednom místě

Zakázky, klienti, historie a výdělky jsou propojené. Když otevřete klienta, vidíte, co jste u něj dělali a kolik vám vydělal. Když potřebujete souhrn za měsíc, nemusíte listovat v kalendáři ani sčítat v tabulce.

Jednoduchá fakturace

Pokud systém umí pracovat s termíny z kalendáře, vystavení faktury po zakázce může být otázka několika sekund. Údaje o klientovi a zakázce už v systému jsou, stačí doplnit částku a odeslat. Žádné přepisování z papíru nebo z hlavy.

Bez nástroje, který z kalendáře vytváří zakázky a evidenci, často narážíte na:

• Roztroušené informace – termíny v kalendáři, kontakty v e-mailech nebo v mobilu, faktury v jiném programu. Přehled musíte skládat z více míst.
• Chybějící historie – po čase nevíte, co jste u zákazníka naposledy dělali a co jste si slíbili. V kalendáři jsou staré události, ale bez struktury se v nich špatně hledá.
• Žádný přehled výdělků – kolik jste vydělali za měsíc nebo od konkrétního klienta, musíte buď odhadovat, nebo ručně sčítat.
• Čas na administrativu – přepisování údajů z kalendáře do fakturačky nebo tabulky zabírá čas, který byste raději věnovali práci.

Řízení zakázek z kalendáře tyto problémy řeší tím, že kalendář propojí s evidencí. Jednou zapíšete, systém se postará o zbytek.

Pouze kalendář

Kalendář skvěle plánuje termíny, ale sám o sobě neeviduje zakázky jako objekty, neukládá historii po klientech ani nepřipravuje přehled výdělků. Pro skutečné řízení zakázek to nestačí.

Kalendář plus Excel

Můžete si v tabulce evidovat zakázky a klienty a ručně propojovat s termíny. Funguje to jen tehdy, pokud máte kázeň a čas na pravidelné přepisování. Pro řadu lidí Excel časem zastará nebo zůstane neúplný.

Kalendář plus CRM

Klasická CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive, eWay-CRM) umí evidovat obchody a kontakty. Pro živnostníky bez prodejního týmu a složitého procesu jsou ale často zbytečně složitá. Zakázky a termíny musíte do CRM přenášet nebo složitě propojovat. Řízení zakázek z kalendáře v pravém slova smyslu to není.

Systém přímo propojený s kalendářem

Existují nástroje, které načítají termíny z vašeho kalendáře (např. Google Calendar) a z každého termínu vytvoří zakázku a propojí ji se zákazníkem. Žádné ruční přepisování. Postupně získáte databázi klientů, historii zakázek a přehled výdělků. Toto je řízení zakázek z kalendáře v praxi. Pro živnostníky a malé služby je to často nejjednodušší cesta.

• Propojení s vaším kalendářem. Ujistěte se, že systém umí načítat termíny z kalendáře, který skutečně používáte (typicky Google Calendar). Bez toho byste museli data přenášet ručně.
• Automatické vytváření zakázek a klientů. Cílem je, aby z termínu vznikl záznam zakázky a propojení se zákazníkem bez vaší další práce. Ověřte, že nástroj to umí.
• Přehled výdělků. Měli byste vidět souhrn příjmů za období a ideálně i podle zákazníků. Přehled by měl vycházet z dokončených zakázek nebo faktur v systému.
• Jednoduchost. Pokud je nástroj složitý a vyžaduje dlouhé nastavení, pravděpodobně ho nebudete používat pravidelně. Preferujte řešení, které se nastaví v řádu minut a odpovídá tomu, jak pracujete.
• Fakturace (pokud ji potřebujete). Některé systémy umí vystavovat faktury přímo z kontextu zakázky. To šetří čas a odpadá přepisování údajů do samostatné fakturačky.
• Zkušební období. Vyzkoušejte nástroj s reálnými termíny a pár zakázkami. Ověříte, zda vám způsob práce sedne a zda přehledy dávají smysl.

Kalendo je navržen přesně pro řízení zakázek z kalendáře. Cílí na živnostníky, řemeslníky a konzultanty, kteří chtějí mít pořádek v zakázkách a klientech bez složitého CRM a bez Excelu.

Jak to funguje:

• Zapíšete zakázku do Google Calendar, který už používáte. Kalendo načte termín a automaticky z něj vytvoří zakázku a propojí ji se zákazníkem. Nový klient se vytvoří sám, pokud ještě neexistuje.
• Postupně získáte databázi klientů, historii všech zakázek, přehled výdělků a místo pro poznámky u každé práce.
• Pokud chcete vystavit fakturu, můžete tak učinit přímo z kontextu zakázky. V kalendáři můžete použít hashtag #faktura a systém na to reaguje. Žádné přepisování údajů.
• Nepracujete v jiné aplikaci navíc. Kalendář zůstává vaším hlavním nástrojem, Kalendo k němu přidává systém a přehled.

Hlavní výhody:

• Funguje s kalendářem, který už máte. Nemusíte měnit návyky.
• Žádné manuální přepisování z kalendáře do jiného systému.
• Přehled příjmů podle zákazníků i v čase.
• Jednoduchá fakturace včetně možnosti #faktura v kalendáři.
• Přihlášení přes Google, nastavení v řádu minut. Vhodné pro mobil i počítač.
• Bez složitého CRM, bez Excelu, bez chaosu.

Kalendo nechce nahrazovat kalendář, ale přidat mu systém. Kalendář plánuje, Kalendo řídí.

• Vybrat složité CRM s tím, že „to zvládnete“. Pokud plánujete v kalendáři a nechcete duplicitně zadávat data, složité CRM vás zbrzdí. Hledejte nástroj, který s kalendářem přímo pracuje.
• Zůstat jen u kalendáře a doufat, že to stačí. Kalendář plánuje termíny, ale neřídí zakázky a klienty. Pro přehled a pořádek potřebujete systém, který z kalendáře vychází.
• Všechno řešit v Excelu. Tabulky vyžadují kázeň a čas. Pokud na přepisování zapomínáte nebo vás to nebaví, evidence zastará. Systém propojený s kalendářem minimalizuje ruční práci.
• Nevyzkoušet nástroj v praxi. Čtrnáctidenní zkušební verze bez závazků je ideální na to, abyste ověřili, zda vám způsob práce a přehledy vyhovují.

Řízení zakázek z kalendáře znamená, že kalendář zůstává místem, kde plánujete termíny, a systém z nich vytváří zakázky, evidenci klientů a přehled výdělků. Žádné dvojité zápisy, žádné složité CRM, žádné nekonečné tabulky.

Kalendo je navržen jako nejjednodušší systém pro řízení zakázek z kalendáře. Pokud chcete zjistit, zda vám tento přístup vyhovuje, můžete vyzkoušet Kalendo 14 dní zdarma, bez závazků. Více o tom, jak Kalendo funguje a pro koho je určen, najdete na hlavní stránce.